Samarbeide innen IKT har blitt et fokusområde. Felles IKT-løsninger styrker både den enkelte kommune og evnen til regional samhandling og koordinering. Bakgrunnen for dette er at like verktøy og en samlet IKT-støttefunksjon understøtter kommunale oppgaver mer effektivt.
IKT er ikke et mål i seg selv, men en viktig innsatsfaktor for effektiv tjenesteproduksjon. Krav til økende service og leveranse, reduksjon av kostnader, samt sårbarhet ved å stå alene, er bakgrunnen for å hente ut gevinster på tvers av kommunegrensene.
Målet er at merkostnaden ved å samle IKT-tjenesten blir mindre enn å drive separate løsninger.
De viktigste problemstillingene ved etablering av en felles IKT-organisasjon er:
- Samlokalisering ved å etablere et felles miljø og organisasjon for å sikre en optimal leveranse
- Inneha en komplett oversikt over løsninger, leveranse- og kvalitetskrav for den enkelte kommune
- Utvikle avtaler som gir forutsigbare kostnader med definerte service- og ytelsesnivåer, for den enkelte kommune og forutsigbar pris ut til kommunen.
- Etablere en forbedrings- og tiltaksplan som sikrer gevinster og gevinstuttak
Ved etablering av et felles driftssenter, introduseres nye problemstillinger. Utstyr og løsninger den enkelte kommune besitter må ofte oppgraderes eller erstattes for å etablere en felles løsning.
Operasjonell leie og forvaltning
Finansiering, gjennom operasjonell leie gir IKT-organisasjonen midler og mandat til å gjennomføre endringer ved å:
- Kjøpe ut plattform fra den enkelte kommune, og etablere investeringsrammer for å bygge en fellesplattform
- Inneha midler til å gjennomføre prosjekter for å etablere felles fagsystemer på tvers av kommuner
- Besitte midler til anskaffelse – og løpende erstatning av – lokalt utstyr, som eksempelvis PC-er, skrivere og kopimaskiner
- Få en fast kostnad for kommunene i stedet for å avsette investeringsmidler fra den enkelte kommune
Forvaltning av alle løsninger sikrer:
- Komplett oversikt over utstyr og løsninger for strukturert utbedring av IKT som arbeidsverktøy
- Korrekt fakturering av ytelse per kommune, ned på det enkelte tjenesteområde og bruker
- Bestilling og standardisering av løsninger som sikrer stordriftsfordel samt lav drftskostnad
- Løpende håndtering av oppgradering eller erstatning av løsninger og brukerutstyr